策划、筹备、组织大型会议和活动是行政机关经常遇到的一项工作，往往具有重要的意义和较高的社会关注度。大型活动策划是一项系统工程，精心策划、科学组织是关键环节。
组织是大型活动策划的支柱，组织越科学，内容越精彩。按照流程，大型活动策划的组织可以分为不同的阶段，各个阶段相互支持，协同工作。
一、可行性研究阶段充分。举办大型活动策划，一定要考虑活动是否有举办的必要，能否成功举办，能否达到预期的效果。在组织一项活动之前，为保证大型活动的正确决策，需要提前对活动能否安全稳妥地举行并达到预期效果进行详细的研究。在广泛深入调查研究的基础上，既要对各种活动方案进行对比分析和论证，又要充分论证活动的必要性和可行性，准备周密的处置方案，提前研究活动实施中可能遇到的突发问题。同时要高度重视对活动实施后的政治舆论、社会影响和经济效益的科学预测和效果评估。
二、严格审批阶段。举办大型活动策划特别是大型文化体育活动前，需要取得有关部门的行政许可。多数情况下是因为需要设置户外大型广告、设置展台和布线等，还涉及到市政市容、安全生产、消防等部门的职能。应事先提交相关部门审查和批准，并要求这些部门在施工过程中进行安全检查。在大型活动中，上述部门的作用不仅体现在行政许可、监管等行政管理方面，还可能在活动前期的组织策划、可行性研究阶段就已经深度介入。活动各部门共同制定相关技术方案，根据不同的行业标准和技术指南提出严格要求，对涉及的审批事项进行沟通协调，进而制定科学、合理、可行的大型活动策划方案，共同组织实施和监督检查，共同保障活动顺利进行。
三、精心组织协调阶段。协调是大型活动策划的主线和触角，大型活动是复杂开放的系统，很多活动板块和环节会产生不特定的沟通对象，每个对象都要采取相应的方式与之进行有效沟通。协调看似简单，实则相当复杂。这种复杂性不仅表现在协调层次的多样性和众多的协调主体上，还表现在沟通环节中对信息的不断过滤和消耗上。因此，大型活动的组织协调要特别注意方式方法，既包括召开协调会形成的书面文件、会议纪要等正式沟通，也包括口头表达、邮件联系、电话、短信等即时沟通，以保证沟通的有效性。